De meeste bedrijven hebben geen idee. En dat is duurder dan je denkt.
Ik sprak onlangs met een HR-verantwoordelijke van een bouwbedrijf. Vijftig medewerkers. Een vlotte recrutering via de grotere zusterorganisatie. En een onboarding die er op het eerste zicht netjes uitzag.
Documenten tekenen op de eerste dag. Een rondleiding. Werkkleding meegeven. Een check-in na een week en na een maand.
Klinkt herkenbaar toch?
Maar toen ik doorvroeg, werd het stiller.
Wie bepaalt welke informatie een nieuwe medewerker krijgt? De leidinggevende.
Is er afgesproken hoe die dat doet? Niet echt.
Weet iedereen hoelang het duurt voordat iemand écht productief is? Geen idee.
En wat kost het als iemand na twee weken alweer vertrekt? Oorverdovende stilte.
De onzichtbare kost van verloop
Dat verloop was er. En het was groot. Mensen die na een dag al afhaakten. Na een week. Na een maand. Telkens opnieuw. Telkens omdat de job “anders was dan verwacht” of omdat ze niet goed wisten hoe het er binnen de organisatie aan toe ging.
En telkens werd dat gezien als pech. Als een rekruteringsprobleem. Als iets waar je weinig aan kan doen.
Maar als je dat op jaarbasis optelt, de tijd van HR, de tijd van de leidinggevende, de kost van een nieuwe rekrutering, de verloren productiviteit in de tussentijd, dan kom je aan een bedrag dat de meeste zaakvoerders zou doen opkijken.
Het probleem is dat niemand dat bedrag kent. Want niemand heeft ooit stilgestaan bij wat onboarding écht kost als het misloopt.
Wat onboarding volgens de meeste KMO’s betekent
Vraag een willekeurige HR-verantwoordelijke of zaakvoerder wat zij doen aan onboarding en je krijgt een variatie op hetzelfde antwoord.
We zorgen dat alle documenten in orde zijn. We geven een rondleiding. We stellen de nieuwe medewerker voor aan de collega’s. De leidinggevende neemt het dan over.
En dat is niet fout. Maar het is ook niet genoeg.
Want tussen die eerste dag en het moment dat iemand écht zijn job draait zit een periode die veel verder gaat dan praktische afspraken en een stapel documenten. Het is de periode waarin iemand beslist of hij blijft of vertrekt. Of hij zich thuis voelt of niet. Of hij begrijpt hoe de organisatie werkt en wat er van hem verwacht wordt.
En die periode laten de meeste KMO’s volledig over aan het toeval.
Het probleem met “de leidinggevende doet het wel”
In veel organisaties is de leidinggevende de spil van de onboarding. Wat op zich niet verkeerd is. Maar het wordt een probleem als daar nooit over nagedacht is.
Want wat brengt die leidinggevende precies over? Hoe doet hij dat? Wanneer? En klopt dat met hoe de organisatie wil dat de job uitgevoerd wordt?
Als daar geen afspraken over zijn, krijgt elke nieuwe medewerker een andere versie van de waarheid. Afhankelijk van de afdeling waar die terechtkomt. Afhankelijk van de leidinggevende. Afhankelijk van hoeveel tijd die toevallig heeft die week.
Soms loopt het goed. Soms niet. Maar je weet nooit waarom. En je kan er dus ook niets aan verbeteren.
Hetzelfde geldt voor meters en peters. Geweldig instrument als het goed gebruikt wordt. Maar als niemand weet wat die rol precies inhoudt, is het meer een geruststelling voor de organisatie dan een echte ondersteuning voor de nieuwe medewerker.
Wat een strategische onboarding wél doet
Een goede onboarding gaat verder dan de eerste dag. En verder dan de eerste week.
Het is een bewust proces waarbij je als organisatie nadenkt over een aantal kritieke vragen.
Welke informatie heeft een nieuwe medewerker nodig om zijn job goed te kunnen doen? Wanneer heeft die die informatie nodig? Wie brengt dat over en hoe? Hoe lang duurt het normaal gezien voor iemand productief is en wat kan je doen om dat te verkorten? Wat zijn de momenten waarop mensen afhaken en wat kan je doen om dat te voorkomen?
Als je die vragen kan beantwoorden, heb je de basis van een sterk onboardingtraject. En dan pas kan je meten of het werkt. En bijsturen als dat nodig is.
Het resultaat? Mensen die sneller productief zijn. Mensen die blijven. Leidinggevenden die weten wat er van hen verwacht wordt. En een organisatie die controle heeft over hoe de job uitgevoerd wordt.
Waar sta jij vandaag?
De meeste KMO’s weten ergens wel dat hun onboarding beter kan. Maar ze weten niet waar ze moeten beginnen. Of ze denken dat het te veel tijd of geld kost om daar iets aan te doen.
Nochtans begint het gewoon met weten waar je staat.
Daarom werk ik aan een onboarding scan speciaal voor KMO’s. Geen grote consultancyoefening. Geen dik rapport. Wel een helder beeld van wat goed gaat, wat beter kan en wat het je oplevert als je daar iets aan doet.
De scan bestaat uit twee delen. Een financiële scan die in kaart brengt wat verloop en verloren productiviteit jou concreet kosten. En een inhoudelijke scan die laat zien waar het schuurt in jouw onboardingproces en wat de prioriteiten zijn om dat aan te pakken.
Na de scan neem ik persoonlijk contact op om de resultaten te bespreken en te kijken wat voor jouw organisatie de logische volgende stap is.
De scan is binnenkort beschikbaar. Wil jij als eerste toegang? Laat het me weten in de reacties of stuur me een bericht.
Herken jij dit verhaal? Laat het weten in de reacties. Ik ben benieuwd hoe onboarding er bij jouw organisatie aan toe gaat.